DMN Report 065：今すぐにフォルダーを捨てるべき理由

DMN Design Management Report #065

Why you should get rid of folders. Right now.

今すぐにフォルダーを捨てるべき理由

起業家、ナレッジマネジメント開発者 Dmitry Korzhovさん

現在のプロジェクト、製品、ナレッジマネジメントシステムのほとんどは、フォルダーの単一階層をベースに構築されています。昔、誰かがこの情報整理の選択肢を提案しましたが、それは今日でも有効です。情報を構造化する唯一かつ正しい方法は、すべてをフォルダーに入れることだと思われているのです。私はこの発言に反論する用意があります。この記事では、オントロジーを構造化し構築するためのツールとしてのフォルダーが、なぜ不要な要素であるかを説明したいと思います。

そもそも、構造化ツールとしてのフォルダは、カテゴリやデータが多くない場合にのみ有効です。何をどこに格納すべきかが明確に分かっていて、作ったばかりのドキュメントをどこに移動させればいいのか、という疑問がない場合です。この場合、オントロジーのサイズはかなり狭くなります。チームのメンバー全員がこのオントロジーの構築ロジックを理解し、ドキュメントの移動や検索でミスをすることはありません。この場合、確かにフォルダーは仕事をこなしてくれる素晴らしいツールです。

しかし、その数が増えたらどうなるのでしょうか？具体的な例で見てみましょう。

例

データが多くなると、最初の問題が出てきます。データが増えれば増えるほど、オントロジーやフォルダーのリストがどんどん増えていくことを理解する必要があります。情報を構造化する主な作業は、後で誰でも簡単に見つけられるようにすることなので、これは論理的なことです。しかし、フォルダーの数が増え続けると、オントロジーは、それを開発した人以外には見えなくなってしまいます。その結果、ドキュメントがバラバラの場所に置かれるようになり、大混乱に陥ります。チームは拡大し、知識量も増えていきます。作業を簡略化するためにオントロジーは開発され続けますが、実際は逆のことが起こります。そして、複雑化することは、ルールに従わないことを意味します。人々は、どこをどう動かせばいいのかについて考えなくなります。ドキュメントは迷子になり、思いもよらない場所に置かれるようになります。新しい人が入ってきても、システムがないためにその適応に何倍もの時間がかかります。現職の社員が他部署と連絡が取れなくなり、知識によるコミュニケーションが不可能になります。そして、ビジネスの効率が落ち始めるのです。

人々はこの問題を見て、議論し、行動を起こそうとします。そして、何を解決すると思いますか？もちろん、現状の構造を作り直し、よりシンプルにすることです。

構造は単純化されました。社内の知識量はまた増え続け、もちろん新しいオントロジーの数も増えていきます。そして、すべてが再び起こり始めます。このようなサイクルが延々と繰り返され、やがて会社はこの問題の優先順位を下げ、悩むのをやめてしまうのです。

新しい解決策

新しい解決策は、現在あるような階層を完全に取り除くことです。必要なことはタグに置き換えることで、それより効果的なものはありません。

もちろん、タグは見た目が違うだけで、同じものだという議論もあるでしょう。これに対して、私は2つの強い主張があります。

1. タグは使いやすいです。フォルダと違って、 コピーすることなく一つのドキュメントに複数のタグを付けることができます。もしドキュメントが適切なタグの下になければ、簡単に削除して変更することができます。タグは非常に柔軟で、ドキュメント全体だけでなく、ドキュメントの個々の部分にも使用できます。
   
   
2. タグはスケーラブルです。ほんの数年後には、現在のタグとドキュメントの説明に基づいて自動的にタグを付けるシステムができているでしょう。超複雑なものではなく、OpenAIのGPT-3という技術を応用しているだけです。Mem.aiの人たちは、この技術を使ったベータ版を近々リリースする予定です。

タグがフォルダと大きく異なるのは、スケーラビリティと使いやすさです。

タグがいくつあっても何の影響もない、フォルダと違って常に目の前にあるわけではありません。もし空のフォルダがあれば、それは何かがうまくいっていないことを示す指標になります。そして、タグが空であっても、それは小さなことに過ぎません。

解決策は？

現時点では、フォルダーがなくなることはないと思います。人々はフォルダに慣れきっています。新しいソリューションを導入すると、多くの否定的な意見にぶつかるでしょう。徐々に変えていくしかないのです。タグに置き換えることで、不要な階層を取り除くことができます。革命的なアプローチ（一度にすべてを変えてしまう）よりも、進化的なアプローチ（徐々に変更を加えていく）の方がずっと良いのです。

まとめ

私は、現在の階層開発システムは、信じられないほど時代遅れで、近代化が必要だと考えています。知識の量は日々増えています。そして、最も重要な課題は、それを適切に処理する方法を学ぶことです。誰もがわかるように、何がどこにあって、何をどこに移動させればいいのか。これは非常に重要なことです。新しいアプローチを無視せず、これらを試してみましょう。

英語参照元

https://uxplanet.org/why-you-should-get-rid-of-folders-right-now-f46f8eff842d

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DMN編集部